Apa yang Sebenarnya Dilakukan dalam Proses Implementasi Accurate Online?
Implementasi Accurate Online bukan sekadar memasukkan data dan mengajarkan cara menggunakan software. Pahami tahapan penting dari assessment, konfigurasi, hingga kesiapan user.
Apa yang Sebenarnya Dilakukan dalam Implementasi Accurate Online?
Ketika mendengar istilah "implementasi Accurate", sebagian orang mungkin membayangkan proses install software, input data, lalu training user.
Padahal implementasi sistem akuntansi jauh lebih luas.
Implementasi adalah proses memastikan sistem dapat mengikuti kebutuhan bisnis dan menghasilkan data yang dapat digunakan.
1. Assessment
Tahap pertama adalah memahami kondisi perusahaan.
Yang perlu dipahami antara lain:
- bagaimana proses penjualan,
- bagaimana proses pembelian,
- bagaimana inventory dikelola,
- siapa saja user,
- bagaimana approval dilakukan,
- laporan apa yang dibutuhkan management,
- dan masalah apa yang sedang terjadi.
Tanpa memahami kondisi awal, konfigurasi sistem berisiko hanya mengikuti asumsi.
2. Memetakan Business Process
Setelah kondisi awal dipahami, proses bisnis perlu dipetakan.
Misalnya:
Customer Order → Sales Order → Delivery → Invoice → Receipt
Tidak semua bisnis memiliki alur yang sama.
Karena itu sistem harus mengikuti kebutuhan proses bisnis yang memang diperlukan.
3. Menentukan Konfigurasi Sistem
Setelah proses dipahami, barulah konfigurasi sistem disesuaikan.
Termasuk hal-hal seperti master data, akun, user, workflow transaksi, inventory, dan kebutuhan laporan.
4. Data Preparation dan Migration
Data yang akan digunakan perlu diperiksa sebelum dimasukkan ke sistem.
Data yang tidak bersih dapat membawa masalah lama ke sistem baru.
5. Training User
User perlu memahami bukan hanya tombol yang harus diklik, tetapi juga kapan transaksi digunakan dan apa dampaknya terhadap sistem.
Training yang baik seharusnya menggunakan konteks transaksi nyata perusahaan.
6. Go Live dan Support
Setelah sistem siap, perusahaan mulai menjalankan transaksi pada sistem.
Pada tahap ini biasanya muncul kebutuhan penyesuaian karena kondisi nyata di lapangan dapat berbeda dengan hasil diskusi awal.
Karena itu support setelah go live tetap penting.
Implementasi Bukan Sekadar "Sistem Sudah Bisa Dipakai"
Sistem yang sudah dapat digunakan belum tentu merupakan sistem yang sudah diimplementasikan dengan baik.
Pertanyaan yang lebih penting adalah:
“Apakah sistem sudah sesuai dengan proses bisnis?
“Apakah user memahami prosesnya?
“Apakah transaksi menghasilkan data yang benar?
“Apakah laporan dapat digunakan management?
Jika jawabannya belum, implementasi belum benar-benar selesai.
Kesimpulan
Implementasi Accurate Online seharusnya dipandang sebagai proses menjembatani kebutuhan bisnis dengan sistem akuntansi.
Software adalah alat.
Implementasi memastikan alat tersebut digunakan dengan cara yang tepat.
Editor in Chief
Miracle Insight Team
Butuh Konsultasi?
Kami siap membantu merancang sistem keuangan bisnis Anda.
